ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN FÜR VERANSTALTUNGEN UND GRUPPENBUCHUNGEN  

  1. GELTUNGSBEREICH  

1.1 Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die mietweise Überlassung von Konferenz-, Bankett-, Ausstellungs- und Veranstaltungsräumen des Hotels Das Vesper (nachfolgend als Hotel bezeichnet) zur Durchführung von Veranstaltungen wie Banketten, Seminaren, Tagungen, Ausstellungen und Präsentationen etc. sowie für alle in diesem Zusammenhang für den Kunden erbrachten weiteren Leistungen und Lieferungen des Hotels. 

1.2 Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Räume, Flächen oder Vitrinen sowie die Einladung zu Vorstellungsgesprächen, Verkaufs- oder ähnlichen Veranstaltungen bedürfen der vorherigen Zustimmung des Hotels in Textform, wobei § 540 Abs. 1 Satz 2 BGB abbedungen wird, soweit der Kunde nicht Verbraucher ist. 

1.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden nur Anwendung, wenn dies vorher ausdrücklich in Textform vereinbart wurde. 

2. VERTRAGSABSCHLUSS, –PARTNER, HAFTUNG, VERJÄHRUNG  

2.1 Vertragspartner sind das Hotel und der Kunde. Der Vertrag kommt durch die Annahme des Antrags des Kunden durch das Hotel zustande. Dem Hotel steht es frei, die Buchung der Veranstaltung in Textform zu bestätigen. 

2.2 Das Hotel haftet für von ihm zu vertretende Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Weiterhin haftet es für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Hotels beziehungsweise auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Verletzung von vertragstypischen Pflichten des Hotels beruhen. Einer Pflichtverletzung des Hotels steht die eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen gleich. Weitergehende Schadensersatzansprüche, soweit in Ziffer 11 nicht anderweitig geregelt, sind ausgeschlossen. Sollten Störungen oder Mängel an den Leistungen des Hotels auftreten, wird das Hotel bei Kenntnis oder auf unverzügliche Rüge des Kunden bemüht sein, für Abhilfe zu sorgen. Der Kunde ist verpflichtet, das ihm Zumutbare beizutragen, um die Störung zu beheben und einen möglichen Schaden gering zu halten. Im Übrigen ist der Kunde verpflichtet, das Hotel rechtzeitig auf die Möglichkeit der Entstehung eines außergewöhnlich hohen Schadens hinzuweisen. 

2.3 Alle Ansprüche gegen das Hotel verjähren grundsätzlich in einem Jahr ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Dies gilt nicht bei Schadensersatzansprüchen und bei sonstigen Ansprüchen, sofern letztere auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Hotels beruhen. 

3. LEISTUNGEN, PREISE, ZAHLUNG, AUFRECHNUNG  

3.1 Das Hotel ist verpflichtet, die vom Kunden bestellten und vom Hotel zugesagten Leistungen zu erbringen. 

3.2 Der Kunde ist verpflichtet, die für diese und weitere in Anspruch genommenen Leistungen vereinbarten bzw. geltenden Preise des Hotels zu zahlen. Dies gilt auch für vom Kunden, direkt oder über das Hotel beauftragte Leistungen, die durch Dritte erbracht und vom Hotel verauslagt werden. Insbesondere gilt dies auch für Forderungen von Urheberrechtsverwertungsgesellschaften. 

3.3 Die vereinbarten Preise verstehen sich einschließlich der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Steuern. Bei Änderungen der gesetzlichen Umsatzsteuer oder der Neueinführung, Änderung oder Abschaffung lokaler Abgaben auf den Leistungsgegenstand nach Vertragsschluss werden die Preise entsprechend angepasst. Bei Verträgen mit Verbrauchern gilt dieses nur, wenn der Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Vertragserfüllung vier Monate überschreitet. Überschreitet der Zeitraum zwischen Vertragsschluss und Veranstaltung vier Monate und erhöht sich der vom Hotel allgemein für derartige Leistungen berechnete Preis, so kann der vereinbarte Preis angemessen, höchstens jedoch um 10% erhöht werden. 

3.4 Rechnungen des Hotels ohne Fälligkeitsdatum sind grundsätzlich sofort fällig und ohne Abzug zahlbar. Das Hotel kann die unverzügliche Zahlung fälliger Forderungen jederzeit vom Kunden verlangen. Bei Zahlungsverzug des Kunden gelten die gesetzlichen Regelungen. Das Hotel ist berechtigt, die jeweils geltenden gesetzlichen Verzugszinsen in Höhe von derzeit 8% bzw. bei Rechtsgeschäften, an denen ein Verbraucher beteiligt ist, in Höhe von 5% über dem Basiszinssatz zu verlangen. Dem Hotel bleibt der Nachweis eines höheren Schadens vorbehalten. 

3.5 Das Hotel ist berechtigt, bei Vertragsschluss vom Kunden eine angemessene Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung, zum Beispiel in Form einer Kreditkartengarantie, zu verlangen.

Wir erlauben uns zu wie folgt vom zu erwartenden Gesamtumsatz zu berechnen: 30% bei verbindlicher Reservierung, weitere 30% 7 Tage vor der Veranstaltung und verbleibende Restzahlung 7 Tage nach der Veranstaltung. Bei Zahlungsverzug des Kunden gelten die gesetzlichen Regelungen. 

3.6 In begründeten Fällen, zum Beispiel Zahlungsrückstand des Kunden oder Erweiterung des Vertragsumfanges, ist das Hotel berechtigt, auch nach Vertragsschluss bis zu Beginn der Veranstaltung eine Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung im Sinne vorstehender Ziffer 3.5 oder eine Anhebung der im Vertrag vereinbarten Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung bis zur vollen vereinbarten Vergütung zu verlangen. 

3.7 Der Kunde kann nur mit einer unstreitigen oder rechtskräftigen Forderung gegenüber einer Forderung des Hotels aufrechnen oder verrechnen. 

4. RÜCKTRITT DES KUNDEN (ABBESTELLUNG, STORNIERUNG)  

4.1 Ein Rücktritt des Kunden von dem mit dem Hotel geschlossenen Vertrag ist nur möglich, wenn ein Rücktrittsrecht im Vertrag ausdrücklich vereinbart wurde, ein sonstiges gesetzliches Rücktrittsrecht besteht oder wenn das Hotel der Vertragsaufhebung ausdrücklich zustimmt. Die Vereinbarung eines Rücktrittsrechtes sowie die etwaige Zustimmung zu einer Vertragsaufhebung sollen jeweils in Textform erfolgen. 

4.2 Sofern zwischen dem Hotel und dem Kunden ein Termin zum kostenfreien Rücktritt vom Vertrag vereinbart wurde, kann der Kunde bis dahin vom Vertrag zurücktreten, ohne Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche des Hotels auszulösen. Das Rücktrittsrecht des Kunden erlischt, wenn er nicht bis zum vereinbarten Termin sein Recht zum Rücktritt gegenüber dem Hotel ausübt. 

4.3 Ist ein Rücktrittsrecht nicht vereinbart oder bereits erloschen, besteht auch kein gesetzliches Rücktritts- oder Kündigungsrecht und stimmt das Hotel einer Vertragsaufhebung nicht zu, behält das Hotel den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung trotz Nichtinanspruchnahme der Leistung. Das Hotel hat die Einnahmen aus anderweitiger Vermietung der Räume sowie die ersparten Aufwendungen anzurechnen. Die jeweils ersparten  Aufwendungen können dabei gemäß den Ziffern 4.4, 4.5 und 4.6 pauschaliert werden. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der Anspruch nicht oder nicht in der geforderten Höhe entstanden ist. Dem Hotel steht der Nachweis frei, dass ein höherer Anspruch entstanden ist. 

4.4 Tritt der Kunde erst zwischen der 8. und der 4. Woche vor dem Veranstaltungstermin zurück, ist das Hotel berechtigt, zuzüglich zum vereinbarten Mietpreis 35% des entgangenen Getränke- & Speisenumsatzes in Rechnung zu stellen, bei jedem späteren Rücktritt 70% des Getränke- & Speisenumsatzes. 

4.5 Berechnung des Speisen- / Getränkeumsatzes 

a) Die Berechnung des Speisenumsatzes erfolgt nach der Formel: 

Vereinbarter Menüpreis x Teilnehmerzahl. War für das Menü noch kein Preis vereinbart, wird das preiswerteste 3-Gang-Menü des jeweils gültigen Veranstaltungsangebotes zugrunde gelegt. 

b) Die Berechnung des Getränkeumsatzes erfolgt nach der Formel: 

– bei Bankettveranstaltungen 40,-€ x Teilnehmerzahl 

– bei Tagungen 20,-€ x Teilnehmerzahl 

– bei vereinbarten Getränkepauschalen, Getränkepauschale x Teilnehmerzahl 

4.6 Wurde eine Tagungspauschale je Teilnehmer vereinbart, so ist das Hotel berechtigt, bei einem Rücktritt zwischen der 12. und 9. Woche vor dem Veranstaltungstermin 50%, zwischen der 8. und der 4. Woche vor dem Veranstaltungstermin 80%, bei einem späteren Rücktritt 90% der Tagungspauschale x vereinbarter Teilnehmerzahl in Rechnung zu stellen. 

4.7 Der Abzug ersparter Aufwendungen ist durch Nr. 3 bis 5 berücksichtigt. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der oben genannte Anspruch nicht oder nicht in geforderter Höhe entstanden ist. Dem Hotel bleibt der Nachweis eines höheren Schadens vorbehalten. 

5. RÜCKTRITT DES HOTELS  

5.1 Sofern vereinbart wurde, dass der Kunde innerhalb einer bestimmten Frist kostenfrei vom Vertrag zurücktreten kann, ist das Hotel in diesem Zeitraum seinerseits berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn Anfragen anderer Kunden nach den vertraglich gebuchten Veranstaltungsräumen vorliegen und der Kunde auf Rückfrage des Hotels mit angemessener Fristsetzung auf sein Recht zum Rücktritt nicht verzichtet. 

5.2 Wird eine gemäß Ziffer 3.5 und/oder Ziffer 3.6 vereinbarte oder verlangte Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung auch nach Verstreichen einer vom Hotel gesetzten angemessenen Nachfrist nicht geleistet, so ist das Hotel ebenfalls zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.

5.3 Ferner ist das Hotel berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag außerordentlich zurückzutreten, insbesondere falls 

– Höhere Gewalt oder andere vom Hotel nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des Vertrages unmöglich machen; 

– Veranstaltungen oder Räume schuldhaft unter irreführender oder falscher Angabe oder Verschweigen wesentlicher Tatsachen gebucht werden; wesentlich kann dabei die Identität des Kunden, die Zahlungsfähigkeit oder der Aufenthaltszweck sein; 

das Hotel begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des Hotels in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. Organisationsbereich des Hotels zuzurechnen ist; 

der Zweck bzw. der Anlass der Veranstaltung gesetzeswidrig ist; 

ein Verstoß gegen Ziffer 1.2 vorliegt. 

5.4 Der berechtigte Rücktritt des Hotels begründet keinen Anspruch des Kunden auf Schadensersatz.

6. ÄNDERUNGEN DER TEILNEHMERZAHL UND DER VERANSTALTUNGSZEIT  

6.1 Eine verbindliche Teilnehmerzahl muss dem Hotel spätestens 8 Werktage vor Veranstaltungsbeginn mitgeteilt werden. Diese Zahl ist verbindlich für die Rechnungsstellung. Der Kunde trägt auch die Speisekosten für solche Teilnehmer, die trotz Zusage am Tag der Veranstaltung nicht erschienen sind (sogenannte no-show‘s). Reduziert der Kunde die ursprünglich vom Hotel bestätigte Personenzahl um mehr als 15%, so behält sich das Hotel vor, den vereinbarten Preis neu festzusetzen, die Räume nach eigenem Ermessen zu ändern bzw. freie Räumlichkeiten für andere Gäste zur Verfügung zu stellen und diese Personenzahldifferenz gleich einem Rücktritt des Kunde zu behandeln. (s. auch 4.4 Allgemeine Geschäftsbedingungen). Ebenso behält sich das Hotel vor, bei höherer Personenzahl als verbindlich benannt, diese Mehrpersonen in vollem Umfang nach, bzw. zuzüglich zu berechnen. 

6.2 Verschieben sich die vereinbarten Anfangs- oder Schlusszeiten der Veranstaltung und stimmt das Hotel diesen Abweichungen zu, so kann das Hotel die zusätzliche Leistungsbereitschaft angemessen in Rechnung stellen, es sei denn, das Hotel trifft ein Verschulden. 

7. SONSTIGE RAUMMIETEN, NACHTZUSCHLÄGE, SPÄTESTES VERANSTALTUNGSENDE  

7.1 Grundsätzlich behält sich das Hotel die Berechnung einer Raummiete vor. Dies gilt insbesondere für die Bereitstellung zusätzlicher Räume nach einem Essen für Tanz und Unterhaltung, separate Kinderbetreuung, Künstlergarderoben und Ähnlichem. 

7.2 Grundsätzlich wird ein pauschaler Nachtzuschlag pro angefangener Stunde berechnet, die sich wie folgt gliedern: 

00:00 Uhr bis 01:59 Uhr € 200,- pro angefangene Stunde

02:00 Uhr bis 03:00 Uhr € 300,- pro angefangene Stunde 

Nachtzuschläge sind unabhängig von der verbleibenden Gästezahl zu entrichten. D.h. diese sind auch zu entrichten, wenn am Ende der Veranstaltung nur noch einige, wenige Gäste und/oder der/die Gastgeber anwesend sind. 

7.3 Das späteste Veranstaltungsende ist 03:00 Uhr des Folgetages, sofern die Veranstaltung am Veranstaltungstag nicht vor 14:00 Uhr begonnen hat. Beginnt die Veranstaltung am Veranstaltungstag vor 14:00 Uhr so liegt das späteste Veranstaltungsende bei 02:00 Uhr des Folgetages. 

8. MITBRINGEN VON SPEISEN UND GETRÄNKEN  

Der Kunde darf Speisen und Getränke zu Veranstaltungen grundsätzlich nicht mitbringen. Ausnahmen bedürfen einer Vereinbarung mit dem Hotel. In diesen Fällen wird ein Beitrag zur Deckung der Gemeinkosten berechnet. 

9. Musiker und Künstler 

9.1 Musiker- und Künstlergagen sowie sämtliche Fremdkosten für Unterhaltung, Beschallung und Beleuchtung, die nicht vom Hotel erbracht werden, sind vom Kunden selbst mit der GEMA, dem Künstler oder Dienstleister abzurechnen. Der Kunde ist verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass von ihm oder den von ihm engagierten Musikern oder DJ‘s die GEMA-Gebühren sowie die Künstlersozialversicherungen pünktlich bezahlt werden. Sollte die GEMA dem Hotel für die Veranstaltung direkt eine Rechnung stellen, so wird diese an den Kunden zur sofortigen Begleichung zzgl. einer Bearbeitungsgebühr von 15,- EUR weitergeleitet. Künstlerische Darbietungen, Live-Musik oder Beschallung durch einen DJ ist mit dem Hotel im Vorfeld abzustimmen. Musikbeschallung und Tanzmusik darf mit Rücksichtnahme auf andere Restaurant- und Hotelgäste erfolgen. Hierbei ist den Anweisungen des Personals des Hotels zwingend zu folgen. 

9.2 Grundsätzlich gilt ein generelles Verbot von Nebelmaschinen, Hazern und sonstigen Gerätschaften, die einen Brandmelder auslösen können. Bei Zuwiderhandlung haftet der Veranstalter / Gast in vollem Umfang (siehe AGB-Punkt 11). Durch die Zuwiderhandlung entstehende Rechnungen Dritter (z.B. Feuerwehr / Polizei) werden direkt an den Veranstalter/Gast mit einer Bearbeitungsgebühr von 15,-EUR zur sofortigen Begleichung weitergeleitet. 

10. TECHNISCHE EINRICHTUNGEN UND ANSCHLÜSSE  

10.1 Soweit das Hotel für den Kunden auf dessen Veranlassung technische und sonstige Einrichtungen von Dritten beschafft, handelt es im Namen, in Vollmacht und auf Rechnung des Kunden. Der Kunde haftet für die pflegliche Behandlung und die ordnungsgemäße Rückgabe. Er stellt das Hotel von allen Ansprüchen Dritter aus der Überlassung dieser Einrichtungen frei. 

10.2 Die Verwendung von eigenen elektrischen Anlagen des Kunden unter Nutzung des Stromnetzes des Hotels bedarf dessen Zustimmung. Durch die Verwendung dieser Geräte auftretende Störungen oder Beschädigungen an den technischen Anlagen des Hotels gehen zu Lasten des Kunden, soweit das Hotel diese nicht zu vertreten hat. Die durch die Verwendung entstehenden Stromkosten darf das Hotel pauschal erfassen und berechnen. 

10.3 Der Kunde ist mit Zustimmung des Hotels berechtigt, eigene Telefon-, Telefax- und Datenübertragungseinrichtungen zu benutzen. Dafür kann das Hotel eine Anschlussgebühr verlangen. 

10.4 Bleiben durch den Anschluss eigener Anlagen des Kunden geeignete Anlagen des Hotels ungenutzt, kann eine Ausfallvergütung berechnet werden. 

10.5 Störungen an vom Hotel zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtungen werden nach Möglichkeit umgehend beseitigt. Zahlungen können nicht zurückbehalten oder gemindert werden, soweit das Hotel diese Störungen nicht zu vertreten hat. 

11.VERLUST ODER BESCHÄDIGUNG MITGEBRACHTER SACHEN  

11.1 Mitgeführte Ausstellungs- oder sonstige, auch persönliche Gegenstände befinden sich auf Gefahr des Kunden in den Veranstaltungsräumen bzw. im Hotel. Das Hotel übernimmt für Verlust, Untergang oder Beschädigung keine Haftung, auch nicht für Vermögensschäden, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Hotels. Hiervon ausgenommen sind Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Zudem sind alle Fälle, in denen die Verwahrung aufgrund der Umstände des Einzelfalls eine vertragstypische Pflicht darstellt, von dieser Haftungsfreizeichnung ausgeschlossen. 

11.2 Mitgebrachtes Dekorationsmaterial hat den brandschutztechnischen Anforderungen zu entsprechen. Das Hotel ist berechtigt, dafür einen behördlichen Nachweis zu verlangen. Erfolgt ein solcher Nachweis nicht, so ist das Hotel berechtigt, bereits eingebrachtes Material auf Kosten des Kunden zu entfernen. Wegen möglicher Beschädigungen sind die Aufstellung und Anbringung von Gegenständen vorher mit dem Hotel abzustimmen. 

11.3 Mitgebrachte Ausstellungs- oder sonstige Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung unverzüglich zu entfernen. Unterlässt der Kunde dies, darf das Hotel die Entfernung und Lagerung zu Lasten des Kunden vornehmen. Verbleiben die Gegenstände im Veranstaltungsraum, kann das Hotel für die Dauer des Vorenthaltens des Raumes eine angemessene Nutzungsentschädigung berechnen. 

11.4 Streuartikel und Wurfmaterial wie Reiskörner, Blumenblätter, etc. sind grundsätzlich, sowohl innerhalb der Gebäude als auch auf dem Areal des Hotels grundsätzlich verboten. Schäden und Reinigungsarbeiten die durch eine Zuwiderhandlung entstehen werden in vollem Umfang in Rechnung gestellt.

 

12. Haftung des Kunden für Schäden  

12.1 Der Kunde haftet für alle Schäden an Gebäude oder Inventar, die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. -besucher, Mitarbeiter, beauftragte und sonstige Dritte aus seinem Bereich oder ihn selbst verursacht werden. 

12.2 Das Hotel kann vom Kunden die Stellung einer angemessenen Sicherheitsleistung, zum Beispiel in Form einer Kreditkartengarantie, verlangen. 

13. WERBUNG  

Werbung, insbesondere Anzeigen des Kunden mit Hinweis auf Veranstaltungen im Hotel, bedarf der vorherigen Zustimmung des Hotels. 

14. SCHLUSSBESTIMMUNGEN  

14.1 Änderungen und Ergänzungen des Vertrages, der Antragsannahme oder dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollen in Textform erfolgen. Einseitige Änderungen oder Ergänzungen durch den Kunden sind unwirksam. 

14.2 Erfüllungs- und Zahlungsort sowie ausschließlicher Gerichtsstand – auch für Scheck- und Wechselstreitigkeiten – ist im kaufmännischen Verkehr der gesellschaftsrechtliche Sitz des Hotels. Sofern ein Vertragspartner die Voraussetzung des §38 Absatz 2 ZPO erfüllt und keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat, gilt als Gerichtsstand gesellschaftsrechtliche Sitz des Hotels. 

14.3 Es gilt deutsches Recht. Die Anwendung des UN-Kaufrechts und des Kollisionsrechts ist ausgeschlossen. 

14.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen unwirksam oder nichtig sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften.

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